Blog sobre eventos

 

"Los eventos de éxito están organizados para cambiar comportamientos”

 

Event Canvas o también llamada Event Design Canvas, es una herramienta cada vez más utilizada y con más importancia en la organización de eventos.

Sus creadores, Roel Frissen y Ruud Janssen afirman que esta herramienta es el lenguaje común entre todas las partes implicadas del evento: el promotor, el dueño del evento y el event planner, actuando como puente y unión entre todos ellos.

Este concepto, que tanto tiene que ver con design thinking es una forma de diseñar un evento a partir del análisis de las acciones que realizará una persona al acabar el evento, es decir, cómo actuará a partir de lo experimentado, aprendido y vivido en el mismo.

 

¿QUÉ ES EVENT CANVAS?

Event canvas es una herramienta de diseño estratégico que, siguiendo las bases de Design Thinking y Business Model Canvas, no únicamente se centra en la experiencia del cliente, sino que también tiene en cuenta la de todos los stakeholders, es decir, todas las partes implicadas en el evento con la finalidad de crear valor para todos ellos.

"Un evento es uno de los instrumentos más poderosos para influir en el comportamiento de los asistentes”; y por este motivo, el desarrollo estratégico del mismo debe estar perfectamente estudiado, para conseguir unos objetivos concretos y que el evento tenga el mayor impacto positivo posible en los stakeholders.

 

¿EN QUÉ CONSISTE?

Event Canvas consiste en analizar el evento desde diferentes puntos de vista, a través de una plantilla muy visual como la que se muestra a continuación:

Con esta herramienta, se trabajan dos ramas bien diferenciadas: por un lado, la gestión de los distintos stakeholders del evento, es decir, todas las partes implicadas y que participan en el mismo, y por otro lado, el cambio de comportamiento.

Este análisis, se divide en tres fases y se trabajan de forma visual con la plantilla anterior:

1. El cambio - significa el cambio que los stakeholders realizan al estar en el evento. El lado izquierdo (la franja vertical izquierda) de la plantilla muestra en qué estado inician el evento y en la franja derecha contraria, se muestra cómo lo acaban.
2. El marco - Son las fases que trabajan el marco y encuadre del evento. Esta fase es imprescindible para poder conseguir el foco y analizar el evento de forma estratégica.
3. El diseño - La tercera fase, cuando ya se ha analizado el evento desde diferentes puntos de vista, es cuando empieza la fase de diseño, que en la plantilla visual representa dos formas de aprender: la experiencia y formación. En esta fase, es cuando realmente podremos saber cómo será el evento.

 

Durante todo el proceso y en cada fase, se deberán analizar diferentes cuestiones y preguntas que hacen reflexionar y nos permiten llegar a conocer y analizar las necesidades del evento desde diferentes puntos de vista.

Todo ello, se realiza a través de la gran cantidad de recursos de pensamiento visual que utiliza la metodología como pueden ser un mapa de empatía, una encuesta de propuestas de valor o la metodología de retorno de inversión (ROI), entre otros.

Las tres fases comentadas anteriormente (el cambio, el marco y el diseño), forman parte de un análisis complejo y riguroso, que desglosan el proceso de Event Design y nos ayuda a profundizar todavía más en la plantilla de Event Canvas.

Es importante trabajar en este modelo en el momento correcto, ya que una vez iniciado el diseño del evento siguiendo el modelo tradicional, es mucho más complejo volver atrás.

Los fundadores de esta técnica recomiendan utilizar Event Canvas incluso antes de recibir el briefing del cliente. En la mayoría de ocasiones, al recibir un briefing ya viene un esbozo o una idea general de cómo el cliente quiere que se desarrolle el evento. Por ello, se recomienda crear el lienzo del evento junto con el cliente antes de definir el briefing, para poder realmente sacar partido a esta técnica y conseguir un evento de éxito.

 

BENEFICIOS DE UTILIZAR EVENT CANVAS

• Análisis y conocimiento total del perfil, las necesidades y los objetivos de todas las partes implicadas en el evento.

• Event Canvas es una herramienta que crea valor; consigue un enfoque estratégico e integral del evento.

• El trabajo en equipo que conlleva analizar un evento con la metodología de Event Canvas, permite que todos los implicados tengan la estructura del evento muy clara y utilicen un lenguaje común.

• Al realizar un análisis tan exhaustivo y completo, el éxito en el evento está asegurado.

 

Si quieres conocer más sobre esta metodología, puedes adquirir el Event Design Handbook o disfrutar de alguna de las formaciones específicas para conseguir tu certificado como Event Designer (¡escríbenos y te enviaremos un código de descuento!).

¿Te animas a conocer más y a utilizar #EventCanvas en tus eventos?